Se o resultado do mês não bate com o trabalho que passou pela bancada, o problema costuma estar no que não entra na conta.

Você fecha o mês, olha o movimento do laboratório e a sensação não bate com o trabalho que passou pela bancada. Teve serviço, teve produção, teve entrega. Mas sobrou menos dinheiro do que parecia que deveria sobrar.

Quando isso acontece, o primeiro impulso costuma ser mexer no preço. Só que o preço é a última etapa de uma conta que começa bem antes, e mexer nele sem saber o que veio antes é trocar um palpite por outro.

Antes de decidir quanto cobrar, vale separar quatro coisas que costumam andar embaralhadas.

Faturamento, custo, preço e margem

• Faturamento é o total que entrou no mês. É o número mais fácil de ver e o que menos diz sozinho.
• Custo é tudo que saiu do laboratório para a peça existir.
• Preço é o que você cobra por ela.
• Margem é o que sobra entre o preço e o custo.

Faturar bem e sobrar pouco não é contradição: significa que o custo consumiu quase tudo que entrou. É por isso que um mês cheio pode terminar apertado. O volume passou pela bancada, mas a diferença entre o que cada peça custou e o que cada peça pagou era pequena demais.

Enquanto o custo for estimativa, o preço é palpite e a margem é o que sobrar. É possível trabalhar assim por anos. O problema é que, no palpite, você só descobre que errou depois de já ter produzido.

O erro de olhar só para o material

Material é o custo mais visível porque tem nota fiscal. Você compra, paga, e sabe exatamente quanto foi. Essa visibilidade faz dele a âncora natural da conta.

O problema não é o material estar errado. É ele estar sozinho. O que não tem nota por peça (o seu tempo, a hora da máquina ligada, o espaço onde o laboratório funciona, a peça que voltou) não deixa de custar por não estar registrado em lugar nenhum.

O quanto cada um desses pesa varia com o tipo de trabalho e com a estrutura de cada laboratório. Não existe proporção padrão. O que existe é a certeza de que, se só o material entra na conta, a conta está incompleta.

O que entra no custo de uma peça

Material

Não é só o que ficou na peça: é o que foi consumido no processo. Gesso que sobrou no pote, cera perdida, disco que rendeu menos do que o previsto. Sempre que houver perda entre o que você comprou e o que ficou na peça pronta, calcular pelo que ficou subestima o consumo real.

Tempo de bancada

É o custo mais fácil de esquecer, justamente porque não sai como boleto. Se você é dono e técnico ao mesmo tempo, seu tempo continua tendo custo mesmo que não apareça como salário. Se você não está na conta, o laboratório não está pagando você.

O caminho é chegar a um custo por minuto: pegue a remuneração mensal daquela função, divida pelas horas realmente trabalhadas no mês, e você tem quanto custa cada minuto de bancada. A partir daí, uma etapa que leva quarenta minutos tem um custo de mão de obra que você consegue nomear.

Equipamento

Um forno, uma fresadora, um scanner: você paga uma vez e usa por anos. Isso não significa que fiquem de graça depois da compra.

O valor de compra, menos o que o equipamento valeria numa revenda ao fim da vida útil, dividido pelos meses dessa vida útil, dá quanto ele custa por mês. Com as horas de uso, você chega ao custo por hora. Some manutenção e energia: um equipamento que fica horas ligado consome, e esse consumo pertence às peças que passaram por ele.

Estrutura

Aluguel, luz, água, internet, telefone, contador, software, material de escritório, seguro. Nenhum desses custos pertence a uma peça específica, mas o laboratório só produz porque eles existem. Precisam ser distribuídos pelo que foi produzido no período.

Retrabalho e perda

A peça que voltou consumiu material, tempo e máquina duas vezes, e foi cobrada uma. Quando o retrabalho não é registrado, ele não desaparece da conta. Desaparece apenas da conta que você enxerga. Continua saindo do resultado no fim do mês, sem nome.

Custo fixo e custo variável: por que a diferença importa

Variável é o que acompanha a produção: material, insumo, o tempo gasto naquela peça. Produziu mais, gastou mais.

Fixo é o que acontece de qualquer jeito: aluguel, contador, software, depreciação. Vem igual num mês cheio e num mês parado.

A consequência prática aparece na divisão. O mesmo custo fixo repartido entre menos peças faz cada peça carregar uma fatia maior. É por isso que um mês fraco costuma doer mais do que o movimento sozinho explicaria.

Uma ressalva importante: custo fixo só é fixo dentro de uma faixa de produção. A partir de certo volume, produzir mais exige mais gente, mais espaço ou mais equipamento. Aí o "fixo" sobe de patamar. A conta de diluição vale enquanto a estrutura suportar o volume, não indefinidamente.

Como chegar ao custo de uma peça específica

Para descobrir o custo de uma peça, o caminho é desmontar o trabalho em etapas e reconstruir o custo a partir delas:

1. Quebre o trabalho em etapas. Cada uma consome material, tempo, máquina e ferramenta próprios.
2. Em cada etapa, registre o que foi consumido e quanto tempo levou.
3. Aplique o custo por minuto da função que executa aquela etapa.
4. Aplique o custo por hora da máquina usada.
5. Some os materiais, incluindo o que se perde no processo.
6. Acrescente a parcela do custo fixo que cabe àquela peça.

Dá trabalho na primeira vez. Mas o mapeamento se faz uma vez por tipo de trabalho, não uma vez por peça. Depois que a estrutura de um tipo está montada, o custo de cada novo trabalho daquele tipo sai dela.

Do custo ao preço

Com o custo na mão, o preço deixa de ser palpite e vira decisão. A margem que você adiciona é uma escolha sua, e precisa cobrir o que a conta não previu: atraso, inadimplência, imprevisto, e o retorno de manter um negócio de pé.

Não existe percentual certo que sirva para todo laboratório. Quem publica um número está descrevendo uma estrutura que não é a sua.

O que existe é um piso. Se o seu custo já inclui a sua própria remuneração, vender abaixo dele significa que aquele trabalho não pagou nem o que ele consumiu, incluindo o seu tempo. Abaixo do custo, você está pagando para trabalhar. Saber onde fica esse piso muda toda negociação, mesmo quando você decide, conscientemente, chegar perto dele.

Por que copiar a tabela do vizinho é arriscado

A tabela de outro laboratório é o resultado da estrutura dele: o aluguel dele, o equipamento dele, a equipe dele, o volume dele. Se ele opera com um custo fixo menor, ou se produz volume suficiente para diluir esse custo entre mais peças, ele sustenta um preço que na sua estrutura pode não fechar.

E há um risco que não aparece: se a tabela dele também foi formada por palpite, você está copiando um erro sem saber que existe.

Isso não significa ignorar o mercado. O preço praticado ao redor é informação útil sobre o que o cliente aceita pagar. Ele só não serve como ponto de partida. Serve como um dos limites com que a sua conta precisa conviver.

Isso não é conta de uma vez só

Material sobe. Energia sobe. Remuneração muda. Equipamento novo entra, velho sai. Um tipo de trabalho passa a exigir uma etapa a mais.

Cada uma dessas mudanças altera o custo, e um preço formado sobre custo desatualizado é um preço errado que continua parecendo certo. Vale refazer a conta sempre que um desses componentes mudar de forma relevante, e revisar o conjunto de tempos em tempos, mesmo sem mudança aparente.

Onde um sistema ajuda, e onde não ajuda

Vale ser honesto sobre o limite: nenhum sistema descobre o seu custo sozinho. Ele calcula a partir do que você cadastrar. Se o consumo de material estiver errado no cadastro, a conta sai errada com muita precisão.

O que um sistema facilita é manter essa conta inteira conectada e atualizada. No KAFLOW, que foi criado dentro de um laboratório de prótese, o custo de um trabalho é montado por etapa. Cada uma puxa os materiais que consome, o tempo da função que a executa, a hora da máquina e as ferramentas envolvidas. A mão de obra vira custo por minuto a partir da remuneração e da jornada cadastradas. O equipamento entra com depreciação, manutenção e energia, com o consumo podendo ser calculado a partir da potência. O percentual de custo indireto e a margem padrão são parâmetros que o laboratório define. O sistema não impõe nenhum dos dois. E quando um preço de venda fica abaixo do custo apurado, o sistema pede confirmação em vez de deixar passar em silêncio.

A diferença prática está na manutenção da conta: quando o preço de um material muda, você atualiza num lugar só e o custo de todos os trabalhos que o utilizam acompanha, sem precisar revisitar cada um. Dá para ver como o KAFLOW organiza a precificação antes de testar.

Para fechar

Você não precisa de um sistema para começar. Precisa começar a registrar: quanto de material foi consumido, quanto tempo levou cada etapa, quantas peças voltaram. Um caderno honesto vale mais do que uma planilha bem formatada que ninguém preenche.

Mas precisa começar. Porque o custo que você não mede continua saindo do resultado todo mês, só que sem aparecer no lugar onde você procura.

Quer descobrir quanto seus trabalhos realmente custam?

O KAFLOW calcula o custo de cada peça a partir dos seus materiais, do seu tempo e dos seus equipamentos, e avisa quando um preço fica abaixo do custo. São 30 dias para testar na sua rotina, sem cartão de crédito.

Começar gratuitamente ver os planos

Perguntas frequentes

Existe uma fórmula pronta para calcular o custo de uma prótese?

Não que sirva para todos, porque a estrutura de cada laboratório é diferente. O que existe é um método: some o material consumido, o tempo de trabalho de cada etapa, a hora das máquinas usadas e a parcela do custo fixo que cabe àquela peça.

Qual margem devo aplicar sobre o custo?

É decisão sua, e depende do que ela precisa cobrir no seu caso: atraso, inadimplência, imprevisto e o retorno do negócio. Qualquer percentual apresentado como universal está descrevendo outra estrutura. O que dá para afirmar é o piso: abaixo do custo, o trabalho não se paga.

Preciso incluir o meu próprio tempo se sou o dono do laboratório?

Sim. Se o seu tempo não está na conta, o laboratório não está pagando você. Está usando o seu trabalho como se ele não custasse nada, e o custo real da peça fica menor do que é.

Como calcular o custo de um equipamento que já está pago?

Pelo valor de compra menos o valor estimado de revenda ao fim da vida útil, dividido pelos meses dessa vida útil. Ele continua se desgastando e vai precisar ser substituído. Esse desgaste pertence às peças produzidas nele.

Como separo custo fixo de custo variável?

Pergunte o que aconteceria num mês sem produção nenhuma. O que continuaria sendo pago é fixo: aluguel, contador, software, depreciação. O que deixaria de existir é variável: material, insumos, tempo gasto nas peças.